Oleh : Jettira Vetty
I. Layout of Bussiness English Letter
Explanation
1. Letter Head : Terletak pada posisi paling atas yang merupakan bagian kepala dari surat. Pada bagian ini terdapat Logo Institusi/ perusahaan, nama dan alamat perusahaan. Pada Bagian Nama Perusahaan / institusi menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 14 dan di Bold dan dengan format center text. Sedangkan pada bagian alamat Perusahaan / institusi tersebut menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11 dan dengan format center text.
2. Date: Terletak pada posisi sebelah kanan dibawah kepala surat. Pada bagian ini terdapat tempat dan tanggal pembuatan surat dengan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11dan format align text to the right. Pada bagian ini menggunakan tanggal dengan jenis American style. Contohnya : October, 10th 2011
3. Number of letter: Terletak pada posisi kiri surat dibawah tanggal pembuatan surat(Date). Bagian ini namanya Reference(referensi) yang terdiri dari:
- NOMOR URUT SURAT : Terdiri atas 3 karakter/digit (001,dst). Setiap tahun dimulai dengan menggunakan nomor urut 001, dst.
- NOMOR KODE KLASIFIKASI : Disusun sesuai dengan pengelompokan golongan / masalahnya,
Nomor Klasifikasi surat terdiri atas dua digit ( 00 ) terdiri atas :
01 : Umum
02 : Kegiatan/Operasi
03 : Personalia/Anggota
04 : Dana/Keuangan dan Inventaris
05 : Instruksi/Surat tugas
06 : Pernyataan/Juklak/Jukop
07 : Keterangan/Undangan/Pemberitahuan/Ucapan Selamat
08 : Kerjasama
09 : Keputusan
10 : Sertifikat/Tanda Penghargaan
- Kode Lokasi menunjukkan instansi pembuat surat
Ø Kode lokasi Pusat ataupun Daerah, terdiri atas 2 digit (00)
Ø Kode lokasi Wilayah, terdiri atas 4 digit (0000)
Ø Kode lokasi Lokal, terdiri atas 6 digit (000000
- NOMOR KODE BULAN DAN TAHUN
- KODE BULAN dan TAHUN sesuai dengan waktu pembuatan surat.
Ø Kode Bulan dan Tahun terdiri atas 4 digit dengan ketentuan dua digit pertama menunjukkan Bulan, dan dua digit berikutnya menunjukkan Tahun.
Ø Nama bulan ditulis dengan menggunakan angka yang lazim digunakan, misalnya : Januari = 01, Oktober = 10 dst.
Contoh : November 1996, maka ditulis 1196 dan Maret 1996, ditulis 0396 dst.
4. Matter : Hal surat menunjukan mengenai intisari surat secara keseluruhan, dan disamping itu mempunyai fungsi lain ialah : sebagai referensi dan sebagai petunjuk bagi petugas filing. Pada bagian ini menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11. Matter ini terletak pada posisi kiri surat dibawah Number of Letter.
5. Inside address : Terletak pada posisi dibawah matter dengan spasi 1.15. fungsi inside addres ini sebagai petunjuk bagi petugas filing dan sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela. Pada bagian ini menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11. Fungsi lain dari inside address juga dapat sebagai duta kecil perusahaan/institusi tertentu. Posisi inside address terletak sesudah Matter dan sebelum salam pembuka (salutation).
6. Salutation : Berisi sapaan secara hormat terhadap seseorang yang dituju. Pada bagian ini menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11. Bagian ini terletak di sisi kiri surat dibawah inside address.
7. Body of Letter : Terletak pada bagian tengah surat.Pada bagian ini merupakan isi dari keperluan surat yang dibuat. Pada bagian ini menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11dengan format justify.
8. Complementary Close : Terletak pada posisi tengah dibawah Body Of Letter. Pada Bagian ini berisi Ucapan terimakasih dan pengharapan terhadap seseorang yang dituju. Pada bagian ini menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11.
9. Signature : Berisi tandatangan pembuat dan nama jelas pembuat surat. Pada bagian ini menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11. Bagian ini terletak dibawah sebelah kanan surat.
10. Carbon copy Notation : Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui pemasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain memberikan tanggapan seperlunya. Pada bagian ini menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11. Bagian ini terletak dibawah sebelah kiri surat dengan 2x1.15 spasi dari Signature.
11. Post Script : Berisi catatan tambahan yang ditujukan terhadap seseorang yang dituju. Pada bagian ini menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11. Bagian ini terletak dibawah sebelah kiri surat dengan 2x1.15 spasi dari Signature.
12. Attachment : Lampiran surat menunjukan tentang dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli, dan berapa banyak yang dilampirkan dengan menggunakan huruf. Misalnya : Lampiran : Satu lembar. Pada bagian ini menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran font 11. Attachment=Enclosure diposisikan di bawah surat. Bagian ini terletak dibawah sebelah kiri surat dengan 2x1.15 spasi dari Signature.
II. Form and style of Business English Letter
Full Block Style
Bentuk surat ini memiliki bentuk lurus pada sisi sebelah kiri surat, bentuk surat seperti ini biasa digunakan untuk pembuatan surat resmi.
Hanging style
Pada Hanging style format paragrapnya menggantung, atau lebih condong kekiri sedangkan Semi block style setiap paragrap baru diberi jarak penulisan, atau penulisan paragrapnya lebih kedalam.
Indented style
Memiliki bentuk berlekuk dan untuk format paragrapnya sama dengan Semi block style. Berbeda dengan gaya penulisan alamat dengan surat lainnya, cara penulisan alamat pada Indented style diletakkan di sebelah kanan.
Semi Block Style
Bentuk surat ini mirip dengan penulisan Block style hanya perbedaannya, ada pada bagian isi surat, yaitu pada paragrapnya, dimana masing –
masing paragrap baru diberi jarak.
Block Style
Sumber : creative by Jetti.
0 komentar:
Posting Komentar